Im Archiv der Stadt Northeim werden die historisch wichtigen und rechtlich relevanten Akten und Urkunden, die im Laufe der Jahrhunderte in der Verwaltung entstanden sind, aufbewahrt, erhalten und für die Benutzung erschlossen. Mit Hilfe von Verzeichnissen und Findbüchern, die z.T. auch schon mit EDV erfasst sind, können Akteninhalte aufgefunden und Anfragen der eigenen Verwaltung, anderer Institutionen und von Bürgern beantwortet werden.

So kommt das Stadtarchiv seinen grundsätzlichen Funktionen nach, Aktenbestände zu bewahren, um Rechtsansprüche der Stadt, die sich in Akten und Urkunden mit entsprechenden Inhalten niederschlagen, zu wahren, um die historische Überlieferung sicherzustellen und um das Archivgut für die Öffentlichkeit nutzbar zu machen.

Das Stadtarchiv ist so das Gedächtnis der Stadt.

Es können stadt- und regionalgeschichtliche Fragen erforscht, Materialien für Gutachten, Planungsvorhaben etc. bereitgestellt werden. Überall, wo Wissen aus der und über die Vergangenheit gefragt ist, muss das Archiv Rat wissen und sich als Gedächtnis der Stadt beweisen.

Eine umfangreiche Präsenzbibliothek mit lokalgeschichtlicher Literatur, ein Zeitungsmagazin mit der Northeimer Lokalzeitung seit ihrer Gründung 1831, ein Bildarchiv und eine Reihe von Nebensammlungen sind dem eigentlichen Aktenmagazin beigeordnet.

Bis ins 16. Jahrhundert reichen die Aktenbestände zurück, die ältesten einsehbaren Bücher zur Stadtgeschichte stammen aus dem 18. Jahrhundert.

Jede Person hat das Recht, nach Darlegung eines "berechtigten Interesses" und unter Wahrung des Daten- und Persönlichkeitsschutzes Dritter, die Aktenbestände einzusehen (durch persönliche Einsichtnahme, schriftliche oder telefonische Anfrage).

Daneben betreibt und unterstützt das Stadtarchiv stadtgeschichtliche Forschungen und die Vermittlung der Forschungsergebnisse für die Öffentlichkeit in unterschiedlichen Formen - Ausstellungen, Publikationen, Vorträgen und Stadtführungen.