Der Rat der Stadt Northeim hat die Verwaltung im April 2021 durch den Beschluss „Maßnahmen zur Eindämmung der Klimakrise“ u.a. mit der Einführung einer nachhaltigen Beschaffung, die auch im integrierten Klimaschutzkonzept vorgesehen ist, beauftragt.
Im Zusammenhang mit der ohnehin anstehenden Überarbeitung der Dienstanweisung über das Vergabewesen wurde daher geprüft, inwiefern nachhaltige Beschaffungskriterien in der Dienstanweisung verankert werden können. Orientierung gaben Leitfäden und Dienstanweisungen anderer Kommunen sowie Materialien des Umweltbundesamts. Herausgekommen ist für Northeim eine Dienstanweisung mit Grundsätzen zur nachhaltigen Beschaffung (Ressourcenschonung, Wiederverwendbarkeit, Recyclingfähigkeit, Vermeidung von Treibhausgasemissionen, Abfallvermeidung) flankiert von drei Anlagen: (1) eine Negativliste, (2) ein Leitfaden für zu beschaffende Produktgruppen sowie (3) Hinweise und Beispiele zur Berechnung von Lebenszykluskosten.
(1) Die Negativliste führt Produkte an, die zukünftig von der Stadt Northeim nicht beschafft werden, weil nachhaltigere Alternativen erhältlich sind. Dazu zählen bspw. Strom, der nicht zu 100% aus Erneuerbaren Energien stammt, oder Kaffee ohne Fair Trade Qualität.
(2) Der Leitfaden zeigt für sämtliche Produktgruppen, welche die Stadt beschafft, die Problematik konventioneller Produkte und nachhaltigere Alternativen dafür auf. Der Vorteil des Leitfadens liegt darin, dass nicht jede_r Mitarbeitende bei sämtlichen Beschaffungen Kriterien recherchieren muss. Der Leitfaden orientiert sich an Gütesiegeln und wird aufgrund von Veränderungen dieser oder Optimierung der Produkte jährlich aktualisiert. In einem ersten Schritt liegt der Fokus auf dem Einbezug von Umweltkriterien, bevor mittelfristig auch soziale Kriterien verpflichtend werden.
(3) Die Dienstanweisung Vergabe sieht vor, dass Wirtschaftlichkeit anhand des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses bewertet wird. Demnach sind die Lebenszykluskosten zu berechnen, die neben den Anschaffungskosten auch Folgekosten während der Nutzung und Entsorgung einbeziehen. Insbesondere bei elektrischen Geräten zeigt sich bspw., dass ein Gerät mit dem günstigsten Anschaffungspreis über die Nutzungsdauer aufgrund eines hohen Stromverbrauchs teurer sein kann als ein Gerät mit einem höheren Anschaffungspreis und einem geringen Stromverbrauch. Ökonomische und ökologische Kriterien müssen sich demnach nicht entgegenstehen.
Die Dienstanweisung ist zum 01.11.2021 in Kraft getreten. Zuvor wurden einzelne Teile mit betroffenen Abteilungen abgestimmt und gemeinsam eruiert, welche Herausforderung bei einer Umstellung bestehen könnten. Dabei wurde deutlich: Viele nachhaltige Aspekte werden auch ohne Verpflichtung schon beachtet. Bevor die Dienstanweisung letztlich in Kraft getreten ist, wurde den Verwaltungsmitarbeitenden eine Schulung angeboten, bei der offene Fragen geklärt und Anwendungshinweise gegeben wurden, damit die nachhaltige Beschaffung erfolgreich umgesetzt werden kann.
